OLEH ISKANDAR ZULKARNAIN MOHAMED RIDZUAN
KUALA LUMPUR, 19 Disember 2025 – Dalam penganjuran majlis rasmi yang melibatkan kenamaan tinggi dan tetamu berprofil tinggi, kehadiran seorang Pegawai Protokol bukan sekadar pelengkap hiasan, malah merupakan tunjang utama yang memastikan maruah dan prestij majlis terpelihara.
Peranan mereka bermula seawal fasa perancangan di mana Pegawai Protokol bertanggungjawab menentukan klasifikasi majlis serta memastikan setiap elemen mengikut garis panduan tatacara sedia ada yang ditetapkan oleh pihak kerajaan atau organisasi.
Pada peringkat awal perancangan, Pegawai Protokol memikul tanggungjawab besar dalam menyusun senarai jemputan berdasarkan kekananan dan susunan keutamaan persekutuan atau negeri. Tugas ini memerlukan ketelitian luar biasa kerana sebarang kesilapan dalam menentukan kedudukan tetamu boleh dianggap sebagai satu bentuk penghinaan terhadap status seseorang individu.
Mereka juga bertindak sebagai penasihat kepada jawatankuasa penganjur dalam aspek pemilihan lokasi yang bersesuaian dengan taraf tetamu kehormat serta memastikan kad jemputan direka dan dihantar mengikut tempoh masa serta bahasa istana atau bahasa rasmi yang tepat.
Apabila beralih ke fasa pelaksanaan, fungsi Pegawai Protokol menjadi semakin kritikal terutamanya dalam menyusun atur kedudukan tempat duduk atau seating arrangement. Mereka perlu memastikan setiap kerusi di meja utama disusun mengikut hirarki jawatan dan darjah kebesaran yang dimiliki oleh tetamu.
Selain itu, mereka menyelia raptai majlis dengan teliti untuk memastikan setiap pergerakan, bermula dari sambutan di pintu masuk sehingga ke saat tetamu berangkat pulang, berjalan dengan penuh tertib tanpa sebarang kekeliruan.
Semasa hari kejadian, Pegawai Protokol bertindak sebagai pengawas yang memantau aliran majlis agar sentiasa mematuhi etika berpakaian, cara penyampaian anugerah, dan susunan ucapan mengikut protokol yang sah.
Mereka menjadi rujukan utama bagi pengacara majlis untuk memastikan sebutan gelaran atau salutation bagi setiap kenamaan adalah tepat dan tidak tersasar. Kebijaksanaan mereka diuji apabila berlaku perubahan saat akhir, seperti ketidakhadiran tetamu penting, di mana Pegawai Protokol harus melakukan penyusunan semula kedudukan dengan pantas dan penuh diplomasi tanpa menjejaskan kelancaran majlis.
Secara keseluruhannya, Pegawai Protokol adalah penjaga kepada kehalusan adat dan peraturan dalam sesuatu majlis. Keberkesanan fungsi mereka memastikan sesebuah majlis tidak hanya berjaya dari segi teknikal, malah meninggalkan kesan mendalam dari sudut profesionalisme dan penghormatan.
Dalam dunia moden tahun 2025, peranan ini kekal relevan sebagai jambatan yang menghubungkan kepentingan logistik dengan nilai-nilai kesopanan dan kesantunan yang menjadi teras identiti kebangsaan.
Untuk rujukan lanjut mengenai tatacara protokol rasmi di Malaysia, anda boleh melayari portal Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan Antarabangsa (BIUPA) atau merujuk garis panduan di Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).