Oleh: ISKANDAR ZULKARNAIN MOHAMED RIDZUAN
KUALA LUMPUR, 5 Januari 2026 – Dalam setiap penganjuran majlis rasmi mahupun istiadat negara, kelancaran aliran majlis sering dilihat pada ketegasan pengacara majlis atau kepatuhan jadual. Namun, di sebalik tabir, wujud satu hubungan simbiosis yang menjadi tunjang utama kepada imej penganjur, iaitu kerjasama erat antara penyambut tetamu dan pegawai protokol.
Walaupun sering dianggap sebagai dua entiti yang berbeza, kedua-dua peranan ini sebenarnya saling melengkapi umpama “irama dan lagu”. Kegagalan salah satu pihak berfungsi dengan baik boleh menjejaskan prestij sesebuah acara, terutamanya yang melibatkan Orang Kenamaan (VVIP).
Wajah Pertama dan Penjaga Tertib
Penyambut tetamu bertindak sebagai ‘wajah pertama’ yang menyambut kehadiran tetamu. Selain keramahan dan kekemasan diri, mereka perlu memiliki pengetahuan asas mengenai hierarki jemputan. Di sinilah peranan pegawai protokol bermula. Pegawai protokol bertanggungjawab memastikan susunan keutamaan (order of precedence) dipatuhi dengan tepat mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan Antarabangsa (BIUPA).
Komunikasi Tanpa Suara
Simbiosis ini paling jelas kelihatan semasa proses ketibaan tetamu. Pegawai protokol akan memberi isyarat atau maklumat mengenai kedudukan VVIP dalam kenderaan, manakala penyambut tetamu bersedia di posisi yang betul untuk mengiringi mereka ke tempat duduk yang telah ditetapkan. Tanpa koordinasi ini, kekeliruan tempat duduk boleh berlaku, yang mana dalam dunia protokol, ia dianggap sebagai satu kesilapan besar.
Menangani Situasi Luar Jangka
Majlis rasmi tidak lari daripada cabaran, seperti kehadiran tetamu tanpa pengesahan awal (walk-in) atau pertukaran wakil saat akhir. Dalam situasi ini, pegawai protokol akan membuat keputusan pantas berdasarkan kekananan tetamu, manakala penyambut tetamu perlu menggunakan kemahiran komunikasi yang tinggi untuk memastikan tetamu tetap merasa dihargai tanpa melanggar peraturan sedia ada.
Teknologi sebagai Pemudah Cara
Memasuki tahun 2026, penggunaan sistem pendaftaran digital dan pengesahan wajah semakin meluas bagi memudahkan tugas kedua-dua pihak. Walau bagaimanapun, aspek sentuhan manusia (human touch) tetap tidak boleh diganti. Keramahan penyambut tetamu yang dipandu oleh ketegasan protokol memastikan setiap tetamu dilayan mengikut hak dan status mereka.
Secara keseluruhannya, kehebatan sesebuah majlis tidak hanya terletak pada hiasan dewan yang mewah, tetapi pada kehalusan adab dan ketertiban pengurusannya. Simbiosis antara penyambut tetamu dan pegawai protokol adalah kunci kepada kedaulatan etiket, sekali gus mencerminkan profesionalisme dan tahap kualiti sesebuah organisasi dalam meraikan tetamu.