Oleh: ISKANDAR ZULKARNAIN MOHAMED RIDZUAN
KUALA LUMPUR, 5 Januari 2026 – Dalam penganjuran majlis berskala besar atau persidangan antarabangsa, keberkesanan pengurusan tetamu bergantung kepada kejelasan fungsi petugas di lapangan. Sering kali, orang awam keliru antara peranan Penyambut Tetamu, Pegawai Pengiring (Escort Officer), dan Pegawai Perhubungan (Liaison Officer atau LO). Walaupun ketiga-tiganya bergerak dalam satu ekosistem, skop tugas mereka mempunyai garisan perbezaan yang nyata namun saling melengkapi.
Penyambut tetamu merupakan petugas yang ditempatkan di titik-titik statik seperti pintu masuk dewan, kaunter pendaftaran, atau lobi utama. Peranan utama mereka adalah memberikan salam sambutan, menyemak kehadiran, dan memberikan maklumat asas mengenai lokasi majlis. Fungsi mereka berakhir sebaik sahaja tetamu melepasi pintu masuk atau diserahkan kepada petugas seterusnya. Mereka adalah barisan hadapan yang memastikan aliran trafik manusia berjalan lancar tanpa kesesakan di pintu masuk.
Berbeza dengan penyambut tetamu yang bersifat statik, Pegawai Pengiring mempunyai peranan yang lebih dinamik. Mereka bertanggungjawab mengiringi tetamu berpangkat tinggi (VVIP) dari satu lokasi ke lokasi yang lain—contohnya, dari bilik menunggu ke pentas utama atau ke dewan jamuan. Tugas mereka memerlukan ketepatan masa yang tinggi. Pegawai Pengiring perlu memastikan tetamu bergerak mengikut jadual atur cara yang ditetapkan oleh jawatankuasa protokol agar tidak berlaku kelewatan yang menjejaskan keseluruhan majlis.
LO memikul tanggungjawab yang paling intensif dan bersifat peribadi kepada tetamu khas atau delegasi. Seorang LO biasanya ditugaskan untuk menjaga seorang tokoh (VVIP) secara khusus bermula dari ketibaan di lapangan terbang sehinggalah tetamu tersebut pulang (mula hingga akhir). LO bertindak sebagai ‘jambatan’ antara tetamu dan penganjur. Segala keperluan tetamu, daripada urusan logistik, penginapan, diet pemakanan, hingga ke jadual mesyuarat sisi, berada di bawah seliaan LO.
Menurut garis panduan Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan Antarabangsa, seorang LO harus mempunyai kemahiran komunikasi yang luar biasa dan pengetahuan mendalam mengenai latar belakang tetamu yang dijaganya.
Simbiosis antara ketiga-tiga peranan ini dapat dilihat dalam rantaian kerja yang lancar. LO akan memaklumkan masa ketibaan VVIP kepada pusat kawalan, di mana penyambut tetamu bersedia di pintu utama untuk memberikan sambutan hormat yang pertama. Pegawai Pengiring kemudiannya mengambil alih tugas untuk memandu VVIP tersebut masuk ke dewan mengikut susunan protokol yang betul. Kegagalan salah seorang daripada mereka akan mencetuskan kesan domino dalam aliran majlis.
Secara kesimpulannya, perbezaan tugas antara Penyambut Tetamu, Pegawai Pengiring, dan LO bukanlah satu pembahagian hierarki, sebaliknya satu pembahagian kepakaran. Keberkesanan majlis rasmi pada tahun 2026 ini bukan sahaja bergantung kepada kecanggihan teknologi, tetapi kepada kecekapan manusia dalam memahami peranan masing-masing. Apabila ketiga-tiga entiti ini berfungsi secara harmoni, prestij organisasi dan imej negara akan sentiasa terpelihara di mata dunia.