Oleh : Dallene Jeeta Anak Michael Pillow
Tanjong Malim, 21 Mei 2025- Persatuan Geografi (PERGEO), Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) menganjurkan program Pesona Protokol 2025 bertempat di Dewan Kuliah F, Kampus Sultan Abdul Jalil Shah, UPSI. Program yang berlangsung pada 21 Mei lalu merupakan sebuah program berbentuk pendedahan ilmu yang memfokuskan kepada aspek protokol, etiket dan pengurusan majlis rasmi dengan matlamat melahirkan individu yang lebih yakin, teratur dan beretika dalam berinteraksi serta mengendalikan sesuatu acara formal atau informal.
Program ini telah menghimpunkan para peserta daripada pelbagai latar belakang untuk mendalami ilmu berkaitan dunia protokol, pengurusan majlis rasmi, serta komunikasi beretika yang menjadi teras dalam urusan profesional.
Menurut Pengarah program, Nur Syazwani Shukor mengucapkan terima kasih atas kehadiran para peserta dan menzahirkan harapan agar program ini memberi manfaat dalam memahami dan mengaplikasikan ilmu protokol secara berkesan kepada semua peserta yang hadir ke program tersebut. Beliau juga menekankan kepentingan memahami ilmu protokol dan etiket rasmi sebagai satu elemen penting dalam pembentukan sahsiah diri serta kecemerlangan profesional.
Majlis perasmian Program Pesona Protokol ini disempurnakan oleh Yang Dipertua Persatuan Geografi UPSI, Muhammad Syafiq Razali, turut mengambil peluang menyampaikan ucapan yang sarat dengan amanat, inspirasi dan mengharapkan dapat menjadi pemangkin kepada lebih banyak inisiatif seumpama ini pada masa hadapan. Dalam ucapan, beliau menekankan bahawa pemahaman terhadap protokol dan etiket rasmi bukan sekadar satu kemahiran tambahan, tetapi satu keperluan asas dalam membentuk jati diri profesional seseorang individu, lebih-lebih lagi dalam dunia hari ini yang menuntut keterampilan, disiplin dan keupayaan membawa diri dalam pelbagai suasana majlis rasmi.
Menurut beliau lagi, penguasaan ilmu protokol adalah cerminan kepada tahap kematangan dan kewibawaan seseorang dalam berurusan secara formal, sama ada dalam dunia akademik, kerjaya atau sosial. Beliau turut merakamkan penghargaan kepada pihak penganjur atas usaha menganjurkan program yang bukan sahaja relevan, malah sangat signifikan dalam memperkasakan budaya kerja beretika dan tersusun dalam kalangan generasi muda.
Dalam nada penuh harapan, beliau menyeru agar semua peserta mengambil peluang ini untuk menimba ilmu, memperbaiki kelemahan diri serta memperkasa potensi masing-masing, demi melahirkan generasi yang bukan sahaja berilmu, tetapi juga beradab dan bijak menyesuaikan diri dalam pelbagai situasi rasmi.
Program Pesona Protokol telah menjemput Azrul Hifni bin Hashim atau lebih mesra dipanggil Encik Busu, kakitangan dari Unit Khidmat Korporat dan Pengurusan Acara, Bahagian Komunikasi Korporat UPSI sebagai penceramah. Beliau merupakan individu yang berpengalaman luas dalam mengendalikan majlis rasmi di peringkat jabatan dan institusi, serta aktif memberi latihan dan ceramah berkaitan protokol dan etiket majlis kepada pelbagai agensi kerajaan dan institusi pendidikan.
Encik Busu telah membuka ruang yang luas untuk para peserta menimba ilmu dan memahami secara mendalam dunia protokol yang sering kali dianggap rumit tetapi sangat penting dalam mana-mana organisasi. Dalam ceramahnya yang interaktif dan padat dengan contoh situasi sebenar. Beliau telah menyampaikan pengisian merangkumi keseluruhan proses perancangan dan pengendalian sesebuah majlis dari peringkat awal sehingga pelaksanaan.
Beliau memulakan sesi dengan penerangan tentang perbezaan antara majlis rasmi dan tidak rasmi, serta kepentingan memahami konteks sesebuah acara bagi menentukan pendekatan pengurusan yang sesuai. Perbezaan ini meliputi aspek pakaian, bahasa yang digunakan, susunan aturcara, serta keperluan penyediaan dokumen rasmi.
Antara aspek utama yang diketengahkan ialah berkaitan penyediaan dan pembinaan poster majlis. Beliau menekankan bahawa poster bukan sekadar alat promosi, tetapi turut mencerminkan imej profesional dan identiti penganjur. Oleh itu, pemilihan warna, susun atur, maklumat utama seperti tarikh, masa, tempat, nama penceramah, serta penggunaan logo rasmi perlu diteliti dan disusun secara harmoni.
Encik Busu turut menerangkan dengan mendalam tentang jenis-jenis majlis seperti majlis perasmian, pelancaran, seminar, forum, jamuan rasmi dan tidak rasmi serta majlis penghargaan, berserta perincian etiket dan protokol yang sesuai untuk setiap jenis majlis. Beliau mengupas bagaimana kehalusan dalam susun atur tempat duduk, pengurusan ketibaan tetamu kehormat, dan penyampaian cenderamata mampu mempengaruhi keseluruhan persepsi terhadap profesionalisme penganjur.
Dalam aspek dokumentasi, beliau menyenaraikan jenis-jenis dokumen yang lazim digunakan dalam merancang sesuatu majlis, antaranya surat jemputan rasmi, kertas konsep, aturcara majlis, minit mesyuarat, pelan logistik, senarai tugas jawatankuasa kerja, dan senarai semak protokol. Kesemua dokumen ini perlu disediakan secara sistematik dan teliti bagi memastikan kelancaran perjalanan program.
Turut diberi penekanan ialah kaedah penyediaan aturcara majlis yang berstruktur, padat dan relevan dengan objektif acara. Encik Busu berkongsi contoh aturcara sebenar serta menjelaskan bagaimana susunan acara boleh berubah bergantung kepada kedudukan tetamu kehormat, tempoh masa yang diperuntukkan, dan jenis majlis yang diadakan.
Sesi beliau turut diselang-selikan dengan simulasi ringkas dan soal jawab yang menjadikan suasana lebih hidup dan menarik. Para peserta menunjukkan minat yang tinggi dan mengajukan pelbagai persoalan, termasuk situasi kecemasan semasa majlis, langkah menguruskan perubahan mendadak dalam protokol, serta bagaimana menangani isu melibatkan tetamu kehormat.
Kesimpulannya, perkongsian daripada Encik Busu telah membuka perspektif baharu kepada para peserta mengenai kepentingan protokol dalam membentuk profesionalisme, tertib, dan keyakinan diri. Ilmu dan pengalaman yang dikongsikan bukan sahaja bermanfaat untuk pengurusan majlis di peringkat institusi, malah turut relevan dalam kehidupan seharian dan kerjaya masa hadapan para peserta.
