Oleh: Arissa Hasya Auni
Kuala Lumpur, 30 April 2025 – Pejabat Karang Mengarang (PKM) menganjurkan Bengkel Penambahbaikan Berterusan (CQI) Sistem MyBook bersama Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) bertempat di Hotel The Pearl, Kuala Lumpur bermula 28 hingga 30 April lalu.
Menurut Pengarah PKM, Profesor Madya Dr Nordiana Hamzah, bengkel ini dianjurkan susulan cadangan Ketua Pegawai Digital (CDO), Ts Dr Megat Azrin Ahmad dalam Retreat PKM pada 25 hingga 28 Februari lalu.
“Ts Dr Megat yang mewakili Naib Canselor meminta agar bengkel ini diadakan di luar UPSI melibatkan staf yang menggunakan sistem MyBook bersama dengan Pegawai Teknologi Maklumat, Pusat ICT,” kata Dr Nordiana.
Menurut Dr Nordiana lagi, sempena bengkel ini staf PKM menyediakan proses kerja terkini melibatkan pengurusan profil penulis, pengurusan maklumat item/judul, pengurusan tempahan dan terimaan item dengan pembekal, pengurusan kemasukan item ke stor/inventori, pengurusan penetapan royalti bagi judul dan pengurusan profil pihak ketiga (pembekal, consignee, pencetak, PTj).
“Selain itu, staf juga menyediakan proses kerja bagi pengurusan maklumat item di dalam stor/inventori, pengurusan kawalan kelulusan dalam setiap proses, pengurusan jualan mengikut jenis/kaedah, pengurusan log item mengkut kes, pengurusan pembahagian royalti mengikut jualan dan pengurusan teknikal sistem” tambah Dr Nordiana
Ts Dr Megat Azrin Ahmad dalam ucapan aluan pula berkata, penyediaan dokumen tersebut bertujuan mengenalpasti jurang antara proses kerja semasa dan keperluan sistem semasa, membantu pasukan pembangunan memahami aliran kerja sebenar dan mewujudkan standard kerja yang seragam dan boleh dirujuk pada masa akan datang”
“Pusat ICT dan PKM secara bersama mengambil tindakan dalam sesi penerangan sistem MyBook berdasarkan keperluan semasa, melakukan jurang analisis iaitu proses kerja semasa dengan proses kerja yang diimplementasikan, perancangan untuk menaiktaraf dan menambahbaik sistem dengan mendahulukan keperluan yang kritikal sahaja (Prioritize gap analysis findings)” kata Ts Dr Megat.
Menurut Ts Dr Megat lagi, semakan keperluan pelaporan semasa dan baharu selain merancang penambahbaikan pelaporan mengikut tahap keperluan perlu dibuat sempena bengkel ini.
Timbalan Pendaftar Kanan PKM, Ahmad Janatul Firdaus Dzulkarnain berkata seramai 14 orang peserta terlibat dalam bengkel ini termasuk dua orang Pegawai Teknologi Maklumat, Pusat ICT. Staf PKM yang hadir terdiri daripada empat orang dari Seksyen Pemasaran dan Jualan, tiga orang dari Seksyen Penerbitan Buku dan tiga orang dari Seksyen Pentadbiran dan Kewangan.
“Perjalanan bengkel ini berjalan lancar dengan perbincangan teliti berkaitan proses melibatkan MyBook selain cadangan penambahbaikan berterusan seperti cadangan modul baharu melibatkan e-commerce” kata Ahmad.
Dr Nordiana dalam ucapan penutup bengkel berkata selaras dengan proses penambahbaikan berterusan, perbincangan lanjutan sistem ini masih perlu dibuat dari semasa ke semasa.
“proses kerja yang telah dimantapkan termasuk laporan analisis jurang dan cadangan penambahbaikan akan disampaikan kepada Pusat ICT dalam masa terdekat,” kata Dr Nordiana.